jueves, 6 de marzo de 2014

Cómo utilizar Twitter en eventos, paso a paso


Altavoces para difundir evento en Twitter


Twitter se ha convertido en una poderosa herramienta para amplificar la repercusión de un evento presencial, más allá del recinto en el que se está celebrando. La utilización de Twitter en eventos de forma proactiva contribuye a:
  • Generar expectación antes de su celebraciónn.
  • Captar inscripciones de asistentes.
  • Promocionar la imagen del evento.
  • Viralizar los mensajes principales asociados al evento.
  • Facilitar el networking online y presencial entre los participantes.
  • Medir la repercusión online del evento.

Para sacarle el máximo partido, conviene diseñar una estrategia de comunicación que contemple las tres fases de organización del evento: antes, durante y después de su celebración.

Aquí tienes un checklist de preguntas con respuesta para optimizar el uso de Twitter en eventos, sea cual sea su duración.

Antes de la celebración

1. ¿Hay que crear una cuenta en Twitter específica para el evento?
No siempre. Si está previsto que se organice con una periodicidad estable (o si el organizador no tiene presencia relevante en Twitter), conviene configurar una cuenta en Twitter: ayudará a posicionarlo en el entorno online y crear una comunidad afín; como contrapartida, exigirá un esfuerzo inicial de captación de seguidores, y también requerirá mantener una cierta actividad de comunicación continuada, más allá del evento en sí. Si se trata de un evento puntual o sin periodicidad concreta, cuyo organizador tiene ya cuenta en Twitter, es más eficaz canalizar la comunicación a través del perfil en Twitter del organizador y sus colaboradores, articulándola a través de un hashtag: se aprovecha así la sinergia de comunidades ya activas y es más eficiente en el corto plazo.

2. ¿Qué hashtag elegir?
Todo evento que se quiera comunicar a través de Twitter debe contar con un hashtag único, fácil de recordar y corto que aglutine las conversaciones. Mejor un hashtag basado en el nombre del evento que en un lema o eslogan: afianzará la marca y evitará posibles conflictos si el lema no es bien recibido. Las siglas seguidas del año es lo más habitual.

3. ¿Cómo promocionar el hashtag?
Dándole la máxima visibilidad en todos los soportes de comunicación: la bio de la cuenta en Twitter (si la hay), la web del evento, las invitaciones, los emailings, las notas de prensa, la decoración y la cartelería presencial, el canal de retransmisión en streaming (si lo hay), etcétera. Si hay presupuesto para ello, se puede plantear una acción publicitaria en Twitter a través de tuits o tendencias promocionadas (aquí tienes una guía sobre formatos publicitarios en Twitter). Es importante también coordinar la difusión del hashtag entre colaboradores del evento y posibles influencers.

4. ¿Cuándo empezar a monitorizar el impacto en Twitter?
Desde el mismo momento en el que empiecen las acciones de comunicación: no esperes al día de la celebración. Existen varias herramientas gratuitas para monitorizar un hashtag, aunque todas ellas presentan limitaciones en cuanto a alcance o plazo temporal. Por un coste muy asequible se pueden contratar también herramientas como Pirendo (la monitorización de un hashtag, palabra clave o cadena de palabras tiene un precio de 10 euros mensuales).

5. ¿Qué hay que monitorizar desde el principio?
Es importante conocer las impresiones generadas, número de usuarios que participan, mensajes emitidos, retuits, favoritos, respuestas, enlaces, horas de más actividad y, por supuesto, el contenido de los tuits. Un análisis de palabras más citadas permitirá averiguar el sentimiento de los mensajes, y detectar también posibles hashtags alternativos que hayan podido surgir en torno al evento. También es interesante averiguar la ubicación geográfica de los tuits: para ello se puede recurrir a herramientas gratuitas de geolocalización en Twitter, aunque también Pirendo incluye estos datos en sus informes.

6. ¿Qué tipo de contenido tuitear para promocionar el evento?
Según la magnitud del evento, conviene comenzar a emitir mensajes en Twitter desde uno o dos meses antes de su celebración, e ir aumentando la intensidad a medida que se acerca la fecha. Se puede y debe tuitear información sobre mecanismo y tarifas de inscripción, ponentes confirmados, contenido de las ponencias o sesiones del programa, noticias y notas de prensa publicadas, imágenes y material gráfico disponible (fotos de los ponentes, cartelería relacionada con el evento…). Utilizando siempre, eso sí, el hashtag oficial para darle máxima visibilidad.

7. ¿Conviene elaborar listas de Twitter específicas?
Es muy útil crear una lista de ponentes con sus cuentas en Twitter. También pueden elaborarse listas de organizadores, colaboradores y patrocinadores, por ejemplo?

8. ¿Y algo más?
Realizar antes del evento una acción de PR que incluya influencers en Twitter es más que recomendable. También, definir un protocolo de actuación que establezca cómo reaccionar ante comentarios positivos o negativos, críticas, preguntas y captación de nuevos seguidores relacionados con el evento.

Durante el evento

1. ¿Qué tipo de tuits emitir durante el evento?
Lo más efectivo es ir retransmitiendo en directo mensajes, declaraciones, etcétera, de los ponentes. Si se trata de un evento con varias sesiones simultáneas en diferentes salas,  conviene identificar cada una de ellas con hashtags adicionales específicos para cada sala (y promocionar presencialmente dicho hashtag en la señalización de la sala).

2. ¿Cómo sacarle partido al contenido audiovisual?
El contenido audiovisual es muy efectivo en Twitter, y un evento no es una excepción: emite fotos de las intervenciones y prueba a grabar breves vídeos con Vine o Instagram con demostraciones, declaraciones de los ponentes o el ambiente del evento.

3. ¿Cómo darle visibilidad presencial a Twitter?
Con la proyección en pantallas de los tuits que se vayan emitiendo: puedes utilizar para ello herramientas como TwitterFall, que publica los tuits en cascada, o Visible Tweets , que los enlaza a través de animaciones gráficas. Un consejo: si proyectas los tuits en la pantalla mientras el ponente está realizando su intervención, desviarás totalmente la atención y correrás el riesgo de autoboicotearte el evento: es mejor hacerlo en las pausas o en el turno de preguntas. Otra forma de darle visiblidad presencial a Twitter es dar la posibilidad de los asistentes (tanto presenciales como online) planteen preguntas y participen en los debates a través de Twitter.  

4. ¿Qué hay que monitorizar durante el evento?
Además de todo lo monitorizado antes del evento, conviene estar pendiente de posibles quejas relacionadas con la organización, desajustes, etcétera, que se vayan produciendo, para detectarlas y solucionarlas a tiempo. No olvides que Twitter suele ser el canal más directo para dar rienda suelta al descontento, también en un evento.

5. ¿Y algo más?
Parece obvio, pero a veces se olvida. Cuando el evento haya llegado a su fin… ¡Comunícalo por Twitter!

Después de evento

1. ¿Qué tipo de contenido emitir?
Si el evento ha contado con colaboradores y/o patrocinadores, no está de más darles las gracias vía Twitter. Es interesante también emitir tuits con las noticias online publicadas en torno al evento, así como la nota de prensa final de valoración. Si se va a publicar una galería de imágenes o vídeos con las ponencias, hay que comunicarlo también.

2. ¿Y qué hay de la monitorización?
Llega el momento de la verdad: la elaboración del informe final sobre el impacto en Twitter que incluya los usuarios únicos alcanzados, las apariciones totales del hashtag, los días con más actividad, la tipología de tuits, los usuarios únicos que han participado y los más participativos, las localizaciones, los idiomas más utilizados y los hashtags más relevantes (con Pirendo, es fácil). También puedes crear una historia-relato con los tuits más relevantes emitidos en torno al hashtag, con Storify.

¿Y tú, qué más tendrías en cuenta para optimizar la utilización de Twitter en eventos?


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1 comentario:

  1. Me encanta este artículo, muchas gracias. Me parece de lo más útil.

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